COMPLIANCE – Atis

CÓDIGO DE CONDUCTA

Comunicaciones
abiertas
y honestas

CÓDIGO DE CONDUCTA

Comunicaciones
abiertas
y honestas

NUESTRO COMPROMISO

ATIS Group es una organización con sólidos valores de responsabilidad e integridad. Nuestro Código de
Conducta contiene directrices generales para realizar negocios con las más elevadas normas de ética.

ATIS Group tiene el compromiso de brindar un entorno en el que las comunicaciones abiertas y honestas sean la expectativa, no la excepción.

Queremos que nuestros empleados, clientes y proveedores se sientan cómodos en los casos en que crean que han ocurrido violaciones de las políticas o normas.

En situaciones en las que prefiera presentar denuncias anónimas de manera confidencial, lo animamos a utilizar este sitio, administrado por un proveedor externo de línea directa EthicsPoint, para enviar denuncias relativas a conductas indebidas, violaciones señaladas en nuestro Código de Conducta, así como pedir orientación relativas a las políticas y procedimientos y proporcionar sugerencias e historias positivas. La información que brinde nos la enviará EthicsPoint de manera completamente confidencial y anónima en caso de que usted así lo decida. Le garantizamos que se escucharán sus comentarios. Consulte las Preguntas frecuentes de EthicsPoint para obtener más información.

Una denuncia es una demostración de confianza.

ATENDEMOS SU PRESENTACIÓN

¿Necesita presentar una denuncia?

Si usted necesita presentar una denuncia, puede hacerlo de la siguiente manera:

1 Seleccione el enlace “Presentar una denuncia” en la parte superior de esta página web. O bien, seleccione
el país en el que se encuentra:

2 Después de completar su denuncia, se le asignará un código único denominado “Clave de denuncia”.

3 Escriba su clave de denuncia y contraseña y guárdelas en un lugar seguro.

4 Después de transcurridos de 5 a 6 días hábiles, utilice su clave de denuncia y contraseña para verificar si hay comentarios o preguntas sobre su denuncia.

5 EthicsPoint no es un servicio 911 ni de emergencia.

6 No utilice este sitio para denunciar sucesos que representen una amenaza inmediata a la vida o a la propiedad.

7 Las denuncias presentadas mediante este servicio pueden no recibir una respuesta inmediata.

8 Si usted necesita ayuda de emergencia, contacte a sus autoridades locales.

LA INFORMACIÓN QUE BRINDE
NOS LA ENVIARÁ ETHICSPOINT
DE MANERA COMPLETAMENTE
CONFIDENCIAL Y ANÓNIMA EN CASO
DE QUE USTED ASÍ LO DECIDA.

SEGUIMIENTO DE UNA DENUNCIA

El proceso cuando alguien necesita informar de un incidente a través de las soluciones de denuncia de irregularidades de NAVEX
es el siguiente:

“Hay algo que no va bien. Tengo que decir algo”.

Da igual si se trata de comprobar una política, hacer una
consulta o presentar una denuncia: todo es importante.
Los denunciantes eligen su canal preferido, rellenan un
sencillo formulario disponible en su idioma local y optan por
el anonimato si así lo desean.

Envío de una alerta.

Las denuncias activan una notificación inmediata al gestor de casos designado, que inicia la investigación. El denunciante recibe actualizaciones cuando hay una respuesta.

Conversaciones confidenciales para indagar más detalles.

Para abordar en profundidad la denuncia, es posible que se les pida a los denunciantes que aporten más detalles. Nuestra función de chat confidencial les ofrece una forma segura de mantener un diálogo adicional con el gestor del caso encargado de la denuncia incluso si dicha denuncia se realiza de forma anónima.

La investigación continúa.

A medida que el gestor del caso avanza con la investigación, se comunica con las personas relevantes dentro de la organización para decidir la mejor forma de actuar. Las alertas automatizadas mantienen informados al denunciante y al gestor del caso acerca de los plazos y los progresos realizados.

Finalización de las acciones y la investigación.

El gestor del caso envía una actualización final para informar al denunciante sobre las acciones tomadas y para confirmar que el caso se ha cerrado.

PREGUNTAS FRECUENTES

ACERCA DE ETHICS POINT

¿Qué es Ethics Point?

EthicsPoint es una herramienta de denuncias integral y confidencial creada para ayudar a la gerencia y a los empleados a colaborar para combatir el fraude, el abuso y otras conductas indebidas, todo mientras se cultiva un entorno de trabajo positivo.

¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?

Creemos que nuestros empleados son nuestro activo más importante. Al crear canales abiertos de comunicación, podemos fomentar un entorno de trabajo positivo y maximizar la productividad.
Un sistema de denuncias efectivo aumentará nuestros demás esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.

Presentación de denuncias: Generalidades

¿Puedo presentar denuncias por Internet o por teléfono?

Sí. Con EthicsPoint, puede presentar denuncias confidenciales y anónimas por teléfono o Internet.
No se le pedirán datos personales.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

El sistema de EthicsPoint está concebido para que los empleados denuncien cualquier tipo de violación establecida en nuestro Código de Conducta u otras irregularidades de su conocimiento.

Si veo una violación, ¿no debería únicamente denunciarla a mi gerente, a seguridad o a Recursos Humanos de ATIS y dejar que ellos se encarguen?

Cuando observe alguna conducta que considere que viole nuestro Código de Conducta, esperamos que la denuncie. Lo mejor es que denuncie cualquier irregularidad a su gerente directo u otro miembro del equipo administrativo de ATIS. Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo si denuncia el problema de esa manera. Es por tales circunstancias que proporcionamos la herramienta EthicsPoint. Preferimos que haga denuncias anónimas en lugar de guardarse la información.

¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo con eso?

Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo, y ese derecho conlleva la responsabilidad de actuar de manera ética y de permitir que las personas correspondientes sepan si alguien no actúa adecuadamente. Al colaborar, podemos mantener un entorno sano y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar la subsistencia de toda una empresa.

¿La gerencia quiere realmente que yo presente denuncias?

Definitivamente, sí. De hecho, necesitamos que haga la denuncia. Usted sabe qué es lo que sucede en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Usted puede tener conocimiento inicial de alguna actividad que podría ser motivo de inquietud. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestro personal. Además, ofrecer comentarios positivos puede ayudar a identificar problemas que pueden mejorar la cultura y el desempeño corporativos.

¿A dónde van estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?

Las denuncias ingresan directamente al servidor con seguridad de EthicsPoint para evitar cualquier posible violación de la seguridad. EthicsPoint pone esas denuncias a disposición de únicamente un grupo específico de personas del Equipo de Cumplimiento de ATIS, quienes están a cargo de evaluar la denuncia, según el tipo de violación del incidente. Cada uno de esos receptores de denuncias ha recibido capacitación para mantener esas denuncias en confidencialidad extrema.

¿No es este sistema solo un ejemplo de que alguien me está vigilando?

El sistema de EthicsPoint se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía general y nos permite asegurar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le recomendamos que busque orientación sobre dilemas éticos, brinde sugerencias positivas o comunique irregularidades. La comunicación efectiva es crucial en el lugar de trabajo actual y esta es una magnífica herramienta para mejorar esa comunicación. Hemos escogido cuidadosamente la mejor herramienta de denuncia para satisfacer nuestras obligaciones de cumplimiento, manteniendo a la vez un entorno de denuncia positivo.

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LAS DENUNCIAS

Entiendo que cualquier denuncia que presente desde una computadora de la empresa genera un registro en el servidor que muestra cada sitio web al que se conecta mi computadora personal, ¿no me identificará ese registro com la persona que inició una denuncia?

EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones IP, así es que no hay ninguna información disponible que relacione a su computadora personal con EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint tiene el compromiso contractual de no averiguar la identidad del denunciante. Si le incomoda presentar denuncias a través de la computadora de su trabajo, tiene la opción de usar una computadora fuera de nuestro entorno de trabajo (como una situada en un cibercafé, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint o llame al 844-222-1727. Muchas personas escogen esta opción, ya que los datos de EthicsPoint muestran que menos del 12 % de las denuncias se genera durante horas hábiles.

¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?

Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o de cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema de EthicsPoint oculta las direcciones de Internet, de manera que el anonimato se mantiene totalmente. Además, EthicsPoint tiene el compromiso contractual de no averiguar la identidad de los denunciantes.

Me preocupa que la información que brinde a EthicsPoint termine por revelar mi identidad. ¿Cómo puede asegurarme de que no sucederá eso?

Queremos saber de usted, por lo que el sistema EthicsPoint está concebido para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea mantener su anonimato, usted, como denunciante, necesita asegurarse de que el contenido de la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo: “Desde mi cubículo, al lado de Fulano de Tal…” o “En mis 33 años…”.

¿La línea telefónica directa sin costo también es confidencial y anónima?

Sí. Se le pedirá que proporcione la misma información que proporcionaría en una denuncia por Internet y un entrevistador escribirá sus respuestas en la página web de EthicsPoint. Durante la transferencia, a esas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad.

¿Qué pasa si quiero ser identificado con mi denuncia?

Si lo desea, hay una sección en la denuncia para identificarse a sí mismo.

CONSEJOS Y MEJORES PRÁCTICAS

Tengo conocimiento de algunas personas que están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta a mí. ¿Por qué debo molestarme en denunciarlo?

Nuestra empresa desea promover el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, afecta en última instancia a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Solamente piense en lo que sucedió en escándalos corporativos recientes para ver los efectos desastrosos que un desliz, aparentemente inofensivo en la ética, puede provocar en una empresa que, de lo contrario, sería saludable. Así que, si sabe de algún incidente de conducta indebida o de violaciones éticas, considere que está en la obligación propia y hacia sus compañeros de trabajo de presentar una denuncia.

No estoy seguro de si lo que observé o escuché era una infracción a la política de la empresa o si implicaba una conducta poco ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debo hacer?

Presente una denuncia. EthicsPoint puede ayudarle a elaborar y presentar su denuncia para que se comprenda adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva en vez de dejar que un posible comportamiento poco ético no sea verificado porque usted no estaba seguro.

¿Qué sucede si mi jefe u otros gerentes están implicados en una violación? ¿No recibirían ellos la denuncia e iniciarán un encubrimiento?

El sistema de EthicsPoint y la distribución de denuncias están concebidos para que las partes implicadas no sean informadas ni tengan acceso a las denuncias en las que se les mencione.

¿Qué sucede si recuerdo algo importante sobre el incidente luego de haber presentado la denuncia? O, ¿qué pasa si la empresa tiene que hacerme más preguntas acerca de mi denuncia?

Cuando presente una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o por medio de un centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que cree una contraseña. Puede regresar nuevamente al sistema de EthicsPoint por Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para agregar detalles o responder las preguntas que haya formulado un representante de la empresa, y para agregar información que pueda ayudar a resolver asuntos pendientes. Le recomendamos encarecidamente que regrese al sitio en el plazo especificado para responder preguntas de la empresa. Usted y la empresa acaban de iniciar un “diálogo anónimo”, en el que las situaciones no solamente están identificadas, sino que pueden ser resueltas, sin importar su complejidad.

¿Esos seguimientos de denuncias son tan seguros como el primero?

Todas las correspondencias de EthicsPoint se mantienen en la misma estricta confidencialidad que la denuncia inicial, continuando con la cobertura del anonimato.

¿Puedo presentar denuncias incluso si no tengo acceso a Internet?

Usted puede presentar una denuncia a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar denuncias desde su hogar. Si no tiene acceso o si no se siente cómodo de utilizar una computadora, puede llamar a la línea directa gratuita de EthicsPoint, que está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.

CÓDIGO DE CONDUCTA

Nuestro código
es tu recurso
para lograrlo

Una parte importante del valor de ATIS depende de su buena reputación. La reputación de ATIS es algo que no debemos poner en peligro bajo ninguna circunstancia.

Las situaciones relacionadas con la ética y el cumplimiento pueden ser complicadas y, a veces, es difícil saber qué hacer.

Queremos que tenga la información necesaria para hacer lo correcto de la manera correcta en el trabajo todos los días.

Nuestro Código de Conducta está diseñado para indicarle las políticas y personas que pueden ayudarlo. Estamos cerca para
seguir construyendo entre todos el bienestar del equipo.

FIRMAS QUE NOS AUDITAN

Empresa líder en el conocimiento y aplicación de los marcos normativos nacionales e internacionales, nos auditan anualmente lo que nos permite tener una buena salud financiera asegurando transparencia y credibilidad de nuestras operaciones

Nos brindan tranquilidad y seguridad en el complejo mundo de las regulaciones fiscales tanto a nivel nacional como internacional lo que nos permite crecer y desarrollarnos en un ámbito dinámico y cambiante a nivel impositivo.

Nos respalda un abanico de servicios de calidad relacionados con auditorias contables e impuestos que nos ordena a nivel de procesos y control de los mismos.

ESTUDIOS DE ABOGADOS

Nuestro marco técnico y legal

Estudio de abogados que nos asesoran, y orientan desde el punto de vista legal en las operatorias diarias de la empresa. Contamos con Auditorías legales, asesoramiento en temas regulatorios, contratos, etc

Estudio de abogados y contadores que nos asesora tanto en aspectos contables como legales. En particular, nos brindan un sólido soporte en temas contractuales, societarios y regulatorios, así como en la gestión de las operaciones diarias de la empresa.

Estudio de abogados que nos asesora y orienta desde el punto de vista legal en las operatorias diarias de la empresa. Contamos con Auditorías legales, asesoramiento en temas regulatorios, contratos, etc.

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